Peoplebuilding – Institut für nachhaltige Effektivität

Wirkliches Zuhören ist eines der größten Geschenke, die Sie einer Person entgegen bringen können, weil Sie der Person Zeit und somit Aufmerksamkeit und Bedeutsamkeit schenken.
Dies schließt beispielsweise aus, dass Sie während des Gesprächs regelmäßig andere Personen beobachten oder parallel einer anderen Tätigkeit nachgehen. Aktives Zuhören
bedeutet, dass Sie das, welches Sie glauben verstanden zu haben, in Ihren eigenen Worten wiedergeben. Angenommen jemand erwähnt beiläufig, dass ihm eine pünktliche
Rechnungsstellung bis zum Anfang des Folgemonats wichtig ist, dann geben Sie in Ihren Worten wieder: Ihnen ist es also wichtig, dass wir die Rechnung zum Monatswechsel
stellen, um Ihre Buchhaltung nicht in Bedrängnis zu bringen. Hierdurch fühlt sich Ihr Gegenüber ernst genommen und verstanden. Gleichzeitig können Sie sich auch vergewissern,
dass Sie es tatsächlich richtig verstanden haben – und das hilft Ihnen, wenn es später darum geht, überzeugend die Vorzüge Ihres Hauses zu präsentieren.

Kennen Sie den Zeitvampir? Das ist derjenige, der regelmäßig
unerwartet in Ihrem Büro auftaucht. Sie erkennen den Zeitvampir meistens an folgenden Hinweisen:

1) Er taucht in der Regel mit der Frage „Haben Sie mal eine Minute?“ auf und saugt dann mindestens eine halbe Stunde Ihrer Zeit auf.

2) Er bündelt selten seine Anfragen, sondern kommt mit jedem Thema einzeln in Ihr Büro, sodass er soviel Ihrer Zeit wie möglich aufsaugen kann.

3) Er hat das besondere Talent, immer genau dann aufzutauchen, wenn Sie sich inmitten einer besonders wichtigen Aktivität befinden oder unter Zeitdruck stehen.

Hier zwei Tipps im Kampf gegen „Zeitvampire“:

1) Machen Sie sich klar, dass der Zeitvampir Ihre Zeit aufsaugt und Sie anschließend wesentlich weniger Zeit zur Verfügung haben. Allein das hilft oft schon, den Schaden zu begrenzen.

2) Informieren Sie ihn darüber, wie viel Zeit Sie gerade zur Verfügung haben, zum Beispiel: „Ich habe 5 Minuten Zeit, dann habe ich ein wichtiges Telefonat. Reicht die Zeit oder sollen wir uns Übermorgen treffen und alle Punkte gebündelt behandeln?“

Der zweite Tipp ist in leicht abgewandelter Form übrigens auch bei Telefonaten, Meetings und vielen anderen Situationen sehr hilfreich und zeitsparend. Es ist immer leichter, vorher darüber zu informieren, wie viel Zeit man hat, als dann unerwartet (abrupt) abzubrechen. Ich nenne dasdie “Vorab-Information.”

Experimentieren Sie damit, den letzten Absatz zuerst zu lesen. Häufig steht im letzten Absatz die für Sie relevante Schlußfolgerung oder die Handlungsaufforderung oder die Frage, auf die der Absender eine Antwort sucht. Häufig werden Sie hierdurch auch feststellen, dass die Email für Sie nicht von Bedeutung ist und sparen sich den Rest des Textes.

Hier eine Übung, die in unseren Seminaren in relativ kurzer Zeit
hilfreiche Erkenntnis über eigene Effektivitätspotentiale bringt:

1) Zeichnen Sie 2 gleich große Kreise auf ein Blatt Papier

2) In den ersten Kreis kommt Ihre tatsächliche Zeitverwendung. Der gesamte “Kuchen” stellt Ihre Woche dar. Definieren Sie Ihre Haupttätigkeitsbereiche und zeichnen Sie Kuchenstücke in etwa proportionaler Größe zur jeweiligen Zeitverwendung in einer repräsentativen Woche.

3) In den zweiten Kreis kommt Ihre fiktive Zeitverwendung bei einer perfekten Ausrichtung an Ihren Zielen. Dies ist natürlich zunächst Theorie.

4) Nun betrachten Sie die größten Differenzen zwischen den beiden Kuchen. Hieran gilt es zu arbeiten. Wie können Sie diese Differenzen reduzieren und sich schrittweise dem Ideal (das nie zu 100 % erreicht werden wird) annähern?

Eine Büro-Alltagssituation, aus der Sie auch für Verhandlungen und andere Gespräche lernen können. Ein Mitarbeiter möchte das Fenster geschlossen halten. Der
andere Mitarbeiter möchte es offen lassen. Die beiden Mitarbeiter diskutieren. Damit die Stimmung nicht allzu schlecht wird, einigen sie sich auf einen Kompromiss: Das
Fenster wird die ganze Zeit einen kleinen Spalt offen gehalten. Ist dies eine faire Lösung? Fair vermutlich schon, aber vielleicht nicht die bestmögliche Lösung. Warum? Weil sich beide Parteien auf ihre jeweiligen Positionen und nicht auf das Kommunizieren und Verstehen der jeweiligen Interessen konzentriert haben. Dem einen geht es darum, dass es nicht kalt wird. Der andere möchte Frischluft haben. Vielleicht wäre das Öffnen eines Fensters auf dem Flur eine Lösung, die mehr Frischluft bei geringerem Temperaturabfall bedeuten würde. Dies ist nur eine von vielen Möglichkeiten, die zu Tage kommen können, wenn sich mindestens einer der beiden Gesprächspartner auf die wirklichen Interessen konzentriert. Wenn Sie sich auf die Erfüllung der Interessen beider Seiten konzentrieren, werden Sie erstaunt sein, wie häufig es eine bessere Lösung gibt, als einen „Positions- Kompromiss“.

Wie kann man von sich selbst erwarten, gute Entscheidungen über die eigene Zeitverwendung (z.B. Rasen selber mähen oder mähen lassen) zu treffen, ohne zu wissen was die eigene Zeit wert ist?

Hand aufs Herz: Können Sie spontan beantworten, ab welchem
Stundenlohn es für Sie lohnenswert ist, die Durchführung einer
Aktivität zu bezahlen?

Hier eine einfache und konservative (Näherungs)-Formel:Nehmen Sie Ihr Nettojahreseinkommen, teilen es durch 2000 (weil grob 2000 Arbeitsstunden pro Jahr anfallen). Bei einem Einkommen von 20.000 Euro ergibt sich ein Wert von 10 Euro. Bei 100.000 Euro ein Wert von 50 Euro.Wenn es um die Kosten für Ihren Arbeitgeber geht, dann ist eine guteFaustformel: Brutto (!) – Jahresgehalt, geteilt durch 1000, also bei50.000 Euro sind es in etwa 50 Euro.

Alle Tätigkeiten, die pro Stunde weniger als diesen Wert einsparen bzw. einbringen, kosten Sie bzw. das Unternehmen Geld und machen Sie ärmer statt reicher.

Übrigens: Die obige Rechnung ist für Selbständige in der Regel viel zu niedrig gegriffen, weil diese selten Ihre gesamte Arbeitszeit in Rechung stellen. Stellt ein Selbständiger beispielsweise die Hälfte seiner
tatsächlich gearbeiteten Stunden in Rechnung (es gibt ja meistens viele Tätigkeiten, die nicht berechnet werden), dann müsste dieser den Stundenwert verdoppeln, um gute Entscheidungen zu treffen.

Wir Menschen streben alle nach einem gewissen Maß an Anerkennung – bei uns selbst und anderen. Jeder möchte für seine Mühen und Errungenschaften, sowie als Person insgesamt
geachtet und geschätzt werden. Die meisten Personen verspüren hierbei jedoch ein deutliches Defizit. Dies wiederum ist für Sie eine Gelegenheit, die Beziehung zu einer Person zu verbessern. Damit der Schuss nicht nach hinten losgeht, gibt es hierbei ein paar Punkte zu beachten: Lob und Anerkennung sollten immer aufrichtig und ehrlich gemeint sein – sonst lässt man es besser gleich sein, weil das Gegenüber es in der Regel merkt. Gleichzeitig sollte eine Anerkennung konkret formuliert sein, damit die Person etwas damit anfangen kann. Es kann auch eine Kleinigkeit sein, beispielsweise: „Ich finde es gut, dass Sie eine Zusammenarbeit gründlich prüfen. Das erspart Ihnen bestimmt eine Menge Ärger“. Wenn Sie dann noch eine Frage anschließen, dann wird das Kompliment auch so gut wie immer
angenommen, zum Beispiel: „Machen Sie dies schon immer so?“

Ich habe einmal mit Schülern in der fünften Klasse gearbeitet, mehrfach mit den Jahrgängen 7, 8, 9, 10 und viele Male mit den Jahrgängen 11, 12 und 13. Jedes Mal hatten klar messbare Fortschritte. Meistens sogar mehr als bei Erwachsenen unter gleichen Bedingungen (Dauer und Gruppengröße). Ich sehe also keinen Grund, nicht spätestens in der Mittelstufe zu beginnen, allerspätestens in der Oberstufe.

Wie kombiniert man Effektivität mit Freude? Eine Möglichkeit ist Humor. Hier 3 weitere Business-Kurz-Witze:

1. Ein Manager hat in einem Buch nur das Fazit gelesen:
Der offene Meinungsaustausch ist einer der wichtigsten Bausteine im Umgang mit Mitarbeitern. Also sieht er beim nächsten Gespräch zu, dass sein Mitarbeiter mit dessen Meinung in sein Büro kommt und diese gegen die Meinung des Managers ausgetauscht wird.

2. Neulich ging ein Teilnehmer mit sehr gemischten Gefühlen in ein Seminar mit Freizeitanteil (neudeutsch: Team-outing). Extrem erleichtert war er, als er erfuhr, dass es primär um das Thema Kommunikation und Beziehungsaufbau (neudeutsch: Teambuilding) ging und nicht um sexuelle Präferenzen und darum, sich als Team kollektiv zu outen.

3. Der neue Praktikant trifft im Fahrstuhl den Konzern-Chef. Der sagt tadelnd: »Schon wieder zu spät!« Darauf der Praktikant
vertraulich: »Wem sagste das. Ich auch!«

Und denken Sie daran: Es ist meist hilfreich, nicht zwanghaft zu versuchen komisch zu sein, sondern spielerisch Spass zu haben! Mit dieser Einstellung werden Sie überrascht sein, wie komisch Sie sein können, indem Sie mit anderen Menschen lachen und den Humor in der jeweiligen Situation sehen.

Die kurze Antwort: Ich glaube nicht! Die etwas längere Antwort: Es gibt schon ein paar (seriös bestätigte) Fälle mit über 1.000 Wörtern pro Minute. Über 3.000 Wörter pro Minute ist mir nicht bekannt. Versprechungen in dieser Richtung sind meiner Erfahrung nach nicht haltbar. Mir wäre es lieber wenn solche Versprechungen nicht gemacht würden, weil die Enttäuschung vorprogrammiert ist. Und das bringt die Speed-Reading-Ansätze, die wirklich eine Steigerung bringen in den Verdacht, auch nicht zu funktionieren und lenken ab von dem was seriöses Speed Reading (PoweReading) ist, nämlich ein in vielen Situationen nützliches Werkzeug.